Gracias a una renovación estratégica en ClickUp y un cambio de liderazgo, el equipo de Erin ahora trabaja con una colaboración única y una visión clara..
Conoce a Erin
Erin es una Dietista-Nutricionista y, sin duda, una de las mentes más brillantes con las que he trabajado! Como alguien que vive con celiaquía, ha construido una práctica increíble dedicada a guiar a sus pacientes en nutrición, manejo de síntomas y bienestar en general.
Cómo Tomó Acción
Cuando conocí a Erin a través de Chelsea, una colega suya en un grupo de mastermind (de hecho, hace poco escribí un caso de estudio sobre Chelsea. Erin me contactó por IG después de ver cómo la ayudé a rediseñar la estructura de su equipo y optimizar ClickUp para su negocio.
El negocio de Erin depende mucho de ClickUp—es la base de la comunicación y gestión de tareas de su equipo. Con cuatro dietistas dirigiendo sus programas y un equipo administrativo encargado de la gestión de pacientes, contrataciones y seguros médicos, ella quería asegurarse de que todo se conectara y funcionara sin problemas.
¿Sus principales preocupaciones? Que su equipo administrativo estuviera bien preparado, se comunicara efectivamente con los dietistas y trabajara alineado con su visión.
Cómo la ayudamos
Para entender qué estaba funcionando (y qué no), empezamos con una auditoría del negocio y de ClickUp
EVALUACIÓN DEL EQUIPO Y ROLES
Hicimos entrevistas 1:1 con el equipo administrativo para conocer sus workflows, los desafíos que enfrentaban y si sus tareas estaban alineadas con lo que Erin esperaba de ellos - ya que los había contratado en diferentes momentos e incluso promovido a algunos de forma más informal.
Su equipo administrativo estaba establecido en Filipinas, algo que he visto mucho en negocios de EE.UU. Es un tema que me apasiona porque, aunque la contratación internacional puede reducir costos, eso no significa que el equipo deba tener menos oportunidades de crecimiento, visión o integración cultural. Así que me aseguré de conocer su experiencia, evaluar si sus roles realmente les funcionaban y proponer una mejor estructura de equipo.
AUDITORÍA DE WORKFLOW EN CLICKUP
Nos enfocamos en dos workflows clave para el negocio de Erin:
Gestión de clientes – Seguimiento de pacientes, asignación de dietistas y progreso en los programas.
Gestión de leads – Organización de clientes potenciales, categorización de fuentes y seguimiento eficiente.
Ambos procesos ya tenían varias automatizaciones, pero después de revisarlos, encontré varias áreas que necesitaban un cambio importante, desde mayor claridad en la asignación de roles hasta un rediseño de workflows para que estos procesos dentro ClickUp trabajaran a favor del equipo.
OPTIMIZACION E IMPLEMENTACIÓN DE WORKFLOWS
Con un plan claro, pasamos a la segunda fase: re-estructurar y optimizar los workflows en ClickUp.
Trabajamos en equipo para implementar mejores prácticas, incluyendo:
✔ Redefinir los estatus de las tareas y campos personalizados para un mejor seguimiento.
✔ Ajustar automatizaciones para eliminar embotellamientos de tareas
✔ Cambiar la forma en que el equipo usaba ClickUp para que trabajar eficientemente.
✔ Construir dashboards para monitorear KPIs del negocio.
Uno de los mayores logros de este proceso fue obtener toda la data necesaria para la creación de dashboards en ClickUp. Creamos:
📊 Dashboard de Gestión de Clientes – Brindó información clave sobre:
Número de clientes registrados cada mes.
Cuántos clientes tenía cada dietista (y en qué programa estaban).
Cuáles programas estaban funcionando mejor.
Capacidad de trabajo y carga laboral de cada dietista.
📈 Dashboard de Seguimiento de Leads – Ayudó al equipo a analizar:
De dónde venían los leads y patrones comunes.
Volumen de leads entrantes, organizados por fuente.
Datos para que Erin pudiera tomar decisiones estratégicas de marketing según la procedencia de los leads.
Por último, optimicé el worflow de los de seguros médicos, que estaba directamente relacionado con la administración de clientes y leads. Usamos formularios en ClickUp y automatizaciones inteligentes para hacer que todo fluyera de manera más sencilla.
Esto fue lo que dijo Erin:
Trabajar con Gabby y el equipo de The Blissful Step ha sido un cambio total para mi negocio. No sabía exactamente qué esperar ni qué pedir, pero sí sabía que necesitábamos ayuda con la parte operativa. Ellas no solo identificaron y mejoraron las áreas donde necesitábamos apoyo, sino que optimizaron otros aspectos que ni siquiera había considerado. Ahora, todos mis equipos trabajan de forma más independiente y organizada. Seguiremos trabajando con Gabby y su equipo porque realmente han sido una pieza clave para nuestro negocio.
¿Cómo está Erin ahora?
El equipo de Erin está más alineado que nunca: los workflows son eficientes, la comunicación entre dietistas y administrativos es clara y las operaciones funcionan sin problemas. Pero más allá de eso, esta transformación no solo mejoró la estructura del negocio—también le dio a Erin la claridad y confianza para tomar decisiones basadas en datos y disfrutar de su maternity leave sin preocupaciones.
Incluso después de finalizar estas dos fases, sigo trabajando con The Celiac Space como su apoyo en ClickUp y Zapier, y espero seguir apoyándolos en servicios para su equipo en el futuro. Ha sido increíble ver su dedicación y ética de trabajo, ¡y no puedo esperar a ver cómo continúan creciendo!
Erin's Blissful Step:
☞ Conecta con The Celiac Space
Website: https://www.theceliacspace.com/
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